[an error occurred while processing this directive] 
 
DocsUp  Стартовая         Поиск         Контакты

Работа с документами

Работа с документами DocsUp

Для работы с документами имеется представление, называемое "виртуальная файловая система", доступ к которой осуществляется через веб-браузер: удобное средство коллективной работы, видимое через веб-браузер как обыкновенный проводник Windows, являющимся однако централизованным хранилищем (репозиторием), позволяющим помимо стандартных операций хранения (свойственных файловой системе):

  • создавать версии документов;
  • разграничивать доступ на файлы и папки до уровня конечного пользователя;
  • комментировать файлы и папки;
  • создавать иные элементы (объекты), отсутствующие в файловой системе;
  • и многое другое..

Любой документ в системе может быть создан по шаблону. Использование шаблонов проектных документов, заранее подготовленных, соответствующих корпоративному стилю и стандарту оформления имеет важное значение как для имиджа компании, так и для формирования комлекта выходных документов.
Шаблоны документов в системе ведет предметный администратор. Унификация шаблонов позволяет сотрудникам не задумываться о формате документов, создавая их из единого репозитория, не прибегая к поиску нужных файлов на своем локальном комьютере. Особую важность использование шаблонов приобретает в том случае, если расчет (смет, инженерных расчетов) ведется на основании табличных процессоров, таких, как Excel.
Каждый файл в системе может иметь несколько версий: при редактировании файла система сама запоминает, где сохранен файл у пользователя на компьютере, нет необходимости задумываться о том, "тот ли файл внесен в систему".

Коллективная работа с документом, включающия механизмы блокирования от изменений (Checkin/Checkout), позволяющая при редактировании автоматически блокировать документ от изменений другими пользователями позволяет раз и навсегда решить вопрос "где самая последняя версия файла, сметы, расчета, договора",- последняя версия (и все предыдущие) находятся в централизованном хранилище файлов: проектном портале.
После создания (путем импорта, создания по шаблону, сканирования) проект документа можно редактировать. Редактирование вызывается по правой клавише мыши выбором соответствующего пункта меню.

 По вызову элемента меню "Редактирование" документ автоматически открывается в том приложении, которое предназначено для редактирования документа. Сам докумет блокируется (на рисунке ниже можно увидеть, что слева от названия файла появился специальный значок: "ключ", который указывает на то, что в настоящий момент документ заблокирован и редактируется вами.

 Остальные пользователи увидят  вместо этого значка "замок", показывающий, что документ заблокирован.
По завершении внесения необходимых изменений в документ его необходимо "вернуть" в портал, таким образом он станет доступным другим пользователям. Для записи документа в хранилище достаточно выбрать элемент "Запись" в меню и система автоматически запишет его.

 Процесс записи (внесения измененной версии документа в централизованное хранилище) происходит без запроса о том, где находится измененный файл на компьютере пользователя (как делается в большинстве систем): специальный встроенный механизм сам определяет, где именно находится отредактированная версия, что избавляет пользователя от каких либо неудобств, связанных с запоминанием расположения многочисленных редактируемых файлов на своем компьютере.


  [an error occurred while processing this directive] 


  Все права защищены DocsUp