Контроль сроков исполнения документов и резолюций [an error occurred while processing this directive] 
 
DocsUp  Стартовая         Поиск         Контакты

Контроль исполнения документов и резолюций

Централизованный и децентрализованный контроль при работе с документами DocsUp

Любая работа организации связана с выдачей поручений, задач и резолюций. Решения DocsUp предоставляют возможность выдачи поручений (как по документу, так и без его наличия) и отслеживание их выполнения, а также предоставляет возможность осуществлять контроль исполнения документа. :

Создавая поручение или резолюцию, сотрудник указывает:

  • Текст поручения;
  • Срок исполнения;
  • Приоритет;
  • Уведомление об исполнении;
  • Контролеры поручения;
  • Документы (или объекты) для рассмотрения в поручении;
  • Исполнителей поручения;

В операционной деятельности любой организации оперативное управление осуществляется указаниями и распоряжениями, исполнение которых в теории должно происходить вовремя и в срок. Однако на практике редко встречаются идеальные компании и сотрудники, делающие все вовремя и не страдающие забывчивостью. Даже в идеальных случаях необходима организация контроля выданных поручений и задач хотя бы для того, чтобы не упустить «все ли выполнено». Отсутствие правильно поставленного контроля или простая забывчивость могут приводить к серьезным проблемам, например, если не было ответа на письмо, срок ответа на который установлен законодательно, или не вовремя до юридического отдела дошла повестка на судебное заседание, претензия поставщика. Подобного рода проблемы как раз и позволяет избежать правильно поставленная система организации контроля задач, документов, резолюций.

Диграмма контроля сроки исполнения документов в DocsUp

 Встроенные механизмы контроля позволяют осуществлять несколько видов контроля по документу или резолюции, причем каждый из них является независимым. Так например, один и тот же документ может стоять на контроле и в канцелярии, предоставляющей агрегированную сводку о текущем состоянии документооборота руководству, и в подразделениях (причем сразу в нескольких) и в службах и секретариатах. Система позволяет указывать сразу несколько контрольных сроков по каждому из сотрудников, привязывая сроки к контрольным группам. Средства организации контроля позволяют осуществлять сразу несколько видов контроля:

  • Статистический
  • Предупредительный

Статистический позволяет дать информацию об эффективности исполнения, выражая в цифрах и процентном соотношении общее количество задач, поручений, документов исполненных в срок или просроченными по исполнению с разбиением по срокам, датам, видам документов.
Предупредительный осуществляется на уровне системы, высылая ежедневную сводку сотруднику и руководителям о приближающихся сроках исполнения.

 

Мониторинг контрольных документов

Для отображения всех контрольных документов в определенной группе контроля у сотрудника имеется специальное представление, позволяющее увидеть в единой таблице сводную информацию.


Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов могут быть как типовыми, так  и индивидуальными.
Типовые сроки устанавливаются законодательно или внутри организации. Перечень типовых сроков исполнения документов обычно содержится в инструкции по ДОУ организации. Срок исполнения документа, установленный законодательно не может быть изменен.
Изменить контрольный срок исполнения документа может только сотрудник группы контроля, установивший его. 


Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
  • внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;
  • поступивших из других организаций – с даты их поступления;
  • обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», – с даты регистрации обращения.
 

Этапы контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов в системе осуществляется в несколько этапов:

  • постановка документов на контроль;
  • проверка своевременности доведения документов до исполнителей;
  • проверка и регулирование хода исполнения;
  • снятие документа с контроля;
  • направление исполненного документа в дело;
  • учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
  • информирование руководства о ходе и результатах исполнения.

 

 

Примеры карточек и отчетности по исполнению (нажмите мышью на картинку для того, чтобы увидеть ее в большом размере)

Централизованный и децентрализованный контроль при работе с документами DocsUp
  [an error occurred while processing this directive] 


  Все права защищены DocsUp