[an error occurred while processing this directive] 
 
DocsUp  Стартовая         Поиск         Контакты

Методология внедрения «Быстрый старт»

Методология внедрения «быстрый старт» основывается на подходе получения наискорейшего эффекта от системы. Уже через 2-3 дня после старта проекта производится инсталляция, внесение организационно-штатной структуры компании, проводится экспресс-обучение и начинается работа.
Работа начинается с установки рабочих мест в точках обработки входящих документов:  далее обработка всех входящих документов в компании производится уже в электронном виде. Сотрудники, получившие отсканированный электронный  документ могут создавать резолюции по нему, осуществляя исполнение документа, создавать ответные письма, проходящие электронное согласование, утверждение и регистрацию.
Параллельно ключевым  пользователям рассылаются бизнес – опросники (листы с заранее сформулированными вопросами), позволяющими сформировать маршруты согласования, грифы доступа, виды документов.
Во время настройки системы под Заказчика каждому из видов документов сопоставляется своя матрица доступа, действующая при создании документа, обязательные согласующие (для тех видов документов, по которым определены те лица, визы которых обязательны и которые будут вставлены в лист визирования автоматически).
В маршруты согласования в течение первых двух недель заносятся все маршрутные схемы, сопоставленные с видами документов (маршрутные схемы берутся из бизнес –опросников и определяются ключевыми пользователями).
Регламента документооборота компании модифицируется с учетом внедрения системы электронной обработки документов, при необходимостименяются бизнес - процессы заказчика;
При работе с системой пользователи руководствуются типовой «Инструкцией пользователя» - документом, входящим в комплект поставки решения и интерактивной справкой, вызываемой прямо с рабочего места: интерактивная справка содержит не только справочный материал, но и снимки экрана, видеоролики.

Общий срок внедрения методом «быстрый старт» составляет 1-2 месяца, за это время Заказчик получает работающую систему документооборота, обрабатывающие входящие, исходящие и внутренние документы (не включающие договорную работу).

Плюсы и минусы подхода

Несомненным плюсом является быстрое получение отдачи: система в течение месяца вводится в эксплуатацию, бизнес-процессы ускоряются, начинается накопление корпоративной базы знаний.
Минусы внедрения – отсутствие полноценно проработанного концептуального проекта, как следствие – могут быть   не совсем корректно  распределены права доступа на документы, препятствующие их поиску, хаотично организована структуризация хранилища, не проведен реинжиниринг бизнес – процессов.
Последовательность работ при быстром старте

  1. Установка сервера СУБД
  2. Установка системы
  3. Ввод справочников
    1. Ввод справочника организационная структура
    2. Ввод пользователей
    3. Корректировка видов документов
    4. Ввод шаблонов документов
    5. Заведение мест регистрации
    6. Настройка счетчиков регистрационных номеров
      1. Исходящего документа
      2. Входящего документа
      3. ОРД (приказа, распоряжения)
      4. Внутреннего документа
    7. Настройка грифов доступа
      1. Исходящего документа
      2. Входящего документа
      3. ОРД (приказа, распоряжения)
      4. Внутреннего документа
    8. Настройка обязательных согласующих
    9. Создание типовых маршрутных схем утверждения
      1. Исходящего документа
      2. ОРД (приказа, распоряжения)
      3. Внутреннего документа
  4. Установка аутентификации LDAP
  5. Интеграция с почтовым сервером компании
  6. Инсталляция JDKи обновление браузеров (при необходимости)
  7. Обучение пользователей
  8. Запуск регистрации входящих документов
  9. Запуск регистрации исходящих документов
  10. Запуск механизмов согласования и подписи
  11. Корректировка регламента документооборота компании в соответствии с введенной в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота
[an error occurred while processing this directive] 


  Все права защищены DocsUp