[an error occurred while processing this directive] 
 
DocsUp  Стартовая         Поиск         Контакты

Решение по организации договорной работы компании

Практически каждая компания работает с договорами. Чем больше компания, тем тяжелее и тяжелее проходит процесс согласования договоров. Как, вам, наверное, близка такая ситуация: отправили договор на согласование (или по списку визирования) и где он находится, кто уже просмотрел, а кто нет: приходится постоянно звонить, узнавать…

А ведь на согласовании договоров компания теряет реальные деньги: уменьшается скорость оборота денежных средств, да и поставщики/клиенты не всегда становятся довольны вашей оперативностью… Еще немного и вы начнете терять клиентов (или упускать выгодных поставщиков).

Часто не лучшим образом обстоит и процесс исполнения договоров. «Где актуальная версия, какие договоры нас вообще связывали с поставщиком/клиентом», «Какие были дополнительные соглашения», «А были ли акты по этому договору», «Кто вообще согласовывал этот бред»: сотрудники большинства компаний (и больших и средних) часто задают себе такие вопросы.

Единственный выход – автоматизация договорной деятельности. Так или иначе, вопросы автоматизации договорной деятельности, учета договоров рано или поздно встают перед любой компанией/предприятии/организации.

Как отдельный вид бизнес – процессов и «ветви» документооборота, автоматизация управления договорами, безусловно, имеет свои особенности. Каждый договор, прежде чем быть подписанным обеими сторонами проходит ряд процессов (стадий). Если это договор закупки, то первой стадией является так называемое «возникновение потребности»: необходимость закупки запчастей для планового ремонта, пополнение расходных материалов или коммерческое предложение (оферта клиента). В случае закупочной деятельности дополнительно к согласованию договора необходима техническая экспертиза предложений, проверка наличия бюджета, иногда организация тендерных процедур, выбора поставщика.

Предлагаемое решение имеет все встроенные механизмы для автоматизации договорной деятельности, включающие в себя и техническую экспертизу предложений, согласование непосредственно текста договора, регистрацию финальной версии в юридическом отделе, создание, согласование и утверждение дополнительных соглашений к договору, учет, согласование актов выполненных работ и автоматизацию иных бизнес-процессов, связанных с договорной деятельностью.

Согласование договоров всегда являются одной из наиболее длительных процедур в компании. Не каждая компания имеет реестр действующих договоров в электронном виде, что затрудняет не только операционную деятельность организации, но и усложняет отчетность перед фискальными органами.

Система позволяет не только вести реестр контрагентов, но и организовывать их проверку силами и средствами отдела экономической безопасности.

Использование специализированного решения по ведению договоров дает организации следующие преимущества:

  • Наличие единого реестра действующих договоров;
  • Накопление сведений о контрагентах;
  • сводный реестр доверенностей;
  • Ускорение согласования договоров, актов, дополнительных соглашений;
  • Актуальный статус исполнения работ по договору;
  • Понимание будущих финансовых обязательств (конвенантов);
  • Упорядочивание шаблонов по договорам;
  • Хранение полной истории по согласованию и исполнению любого договора, акта выполненных работ, дополнительного соглашения.

Сравнительная таблица преимуществ применения решения


  [an error occurred while processing this directive] 


  Все права защищены DocsUp