[an error occurred while processing this directive] 
 
DocsUp  Стартовая         Поиск         Контакты

Решение по организации документооборота компании

Классический документооборот обеспечивает организацию управления компании, но при этом он имеет ряд особенностей, которые не всегда приемлемы.

На согласование бумажных документов уходит много времени, возникает масса ошибок, связанных с путаницей и потерей документов. Отсутствует контроль над своевременностью исполнения задач, нет возможности быстро получить доступ к документу с одной стороны, и с другой – ограничить этот доступ определенному кругу лиц. Не предусматривается бекапирование бумажных копий, равно как и получение какой-либо визуальной статистики.

DocsUp, как инструмент автоматизации, призван минимизировать неудобства бумажного документооборота.

В числе прочего обеспечивается сопровождение документа на всех стадиях его жизненного цикла, своевременное напоминание участникам процесса о приближении сроков исполнения задач, поддержка договорной деятельности, быстрый поиск по содержимому, аналитическое представление статистики документооборота в виде отчетов в табличном и графическом виде.

Избежав неудобств бумажного документооборота, предприятие получает преимущества упорядочивания, лучшего контроля и быстрого исполнения задач в управлении.

Наиболее важным для пользователей системы электронного документооборота представляют механизмы согласования, исполнения, подписания документов, в т.ч. актуальная информация, где именно и у кого находится на согласовании или подписании договор, приказ, прочитан ли документ, какое решение по нему вынесли и кто итп. Для таких задач в системе существует специальные механизмы, называемые бизнес – сервисами, помогающие в решении вышеупомянутых задач: согласование и подписание документов производится в электронном виде, инициатор (и любое заинтересованное лицо, имеющее права доступа) с помощью механизма подписки на уведомления сразу узнает о том, что документ был прочитан, согласован, подписан, зарегистрирован, по нему возникли замечания, комментарии, произведены иные действия. В случае, если пользователь не воспользовался механизмами подписки на документ – он всегда может зайти в карточку документа и увидеть не только текущий статус документа, но и просмотреть историю, в которой указаны все действия, производимые в системе, более того, о результате таких действий, как согласование, подписание, регистрация – пользователь(инициатор) уведомляется автоматически.

Процессы обработки документов

Предлагаемое решение предназначено для автоматизации документационного обеспечения управления,а также связанных с документооборотом бизнес-процессов и предусматривает следующие функции:

  1. Создание документов с использованием офисных приложений, вызываемых непосредственно из системы и на основе шаблонов, импорт документов в систему;
  2. Маршрутизация документов и их регистрационно-контрольных карточек (РКК) по структурным подразделениям:
    • передача документов между сотрудниками, являющимися пользователями системы, согласно установленной технологии обработки документов;
    • рассылка уведомлений об установленных событиях заинтересованным сотрудникам;
    • пересылка сообщений между сотрудниками.
  3. Рассылка документов по формируемому пользователем либо типовому списку:
    • адресатов документов;
    • исполнителей, указанных в резолюции;
    • по списку согласования проекта документа.
  4. Исполнение и контроль исполнения документов:
    • создание резолюции по документу;
    • создание отчета о выполнении резолюции;
    • учет данных о ходе и результатах исполнения документов;
    • отслеживание сроков исполнения документов;
    • автоматическое напоминание о сроках исполнения (рассылка уведомлений).
  5. Согласование, утверждение и подписание документов:
    • учет проектов документов;
    • учет замечаний по ходу согласования проектов;
    • хранение версий проектов документов, возникающих в процессе согласования;
    • отслеживание сроков согласования и автоматическое напоминание о них.
  6. Регистрация, организация хранения электронных документов и учетной информации о них с разграничением прав доступа как на уровне одного пользователя, так и на уровне групп пользователей;
  7. Поддержка версионности и ведение истории работы с документами (кто, когда, какие изменения произвел);
  8. Рассылка информационных уведомлений пользователям по электронной почте;
  9. Организация поиска документов:

    • поиск по атрибутам регистрационных карточек;
    • полнотекстовый поиск;
  10. Ведение и использование электронных справочников;
  11. Формирование аналитических отчетов по заданным формам.

   [an error occurred while processing this directive] 


  Все права защищены DocsUp