Оценка возврата инвестиций от систем электронного документооборота [an error occurred while processing this directive] 
 
DocsUp  Стартовая         Поиск         Контакты

Оценка возврата инвестиций от систем электронного документооборота и технологии электронного управления документами

С экономической точки зрения внедрение систем ЭУД может дать два типа возврата от инвестиций:

  • возврат, который непосредственно измеряется в денежном выражении (hard dollar);
  • косвенные преимущества (soft dollars).

Оба типа преимуществ могут быть легко получены за счет установки централизованных систем хранения документов и образов, которые обеспечивают: интуитивно понятный пользовательский интерфейс, универсальный доступ с помощью Web-браузера (без частных, специфических, закрытых клиентов), единое хранилище образов, технических чертежей и схем, нормативных, методологических документов и всех типов документов, блокировка/разблокировка при взятии/возврате документа, контроль версий, уведомление по электронной почте, многоуровневая система безопасности. За счет внедрения корпоративных систем ЭУД организации уменьшают избыточность в хранении одних и тех же данных, происходит повышение производительности труда, рост степени удовлетворения заказчиков и удовлетворенности сотрудников в своей работе, серьезные улучшения в качестве работы и уровне коммуникаций (обмена данными).

Организации могут получить два типа преимуществ от внедрения корпоративных систем электронного управления документами: тактические и стратегические.

Тактические преимущества связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут определяться подсчетом того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов. Итак, к тактическим относятся следующие типы преимуществ:

    • Физическое освобождение места.
    • Уменьшение затрат на копирование.
    • Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде.
    • Уменьшение затрат на ресурсы: людей и оборудование.
    • Уменьшение затрат на бумагу.
    • Уменьшение количества безвозвратно потерянных документов.
    • Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по-другому.

    В качестве отправных цифр, которые могут быть использованы при расчете соответствующих затрат, можно воспользоваться данными Siemens Business Services (приводимые данные были опубликованы в журнале iBusiness :

    1. 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов;
    2. 6% документов безвозвратно теряются;
    3. каждый внутренний документ копируется до 20 раз;
    4. на 20-25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота;
    5. стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными.

    Представление об экономическом эффекте от внедрения в организации корпоративной системы электронного управления документами на этапе концептуальной проработки можно построить на некоторых гипотетических расчетах. Безусловно, получение более точных цифр требует апробирования модели системы электронного управления документами на одном из структурных подразделений.

    Для того, чтобы оценить возможный экономический эффект, воспользуемся следующими гипотетическими расчетами на основе оценки труда сотрудника при работе с документами по традиционной бумажной технологии:

    • "средний" сотрудник выполняет в день 15 операций по поиску различных документов;
    • поиск одного документа занимает в среднем 10 минут;
    • в 10% случаев сотрудник не находит нужный документ;
    • в случае, если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще 10 минут дополнительно;
    • если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу
    • средняя годовая зарплата $3600 в год ($300 в месяц);
    • накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%.

    Ниже приводится расчет экономии:
    (15 раз/день х 10 мин. + 15 раз/день х 10% х 10 минут) х 1/(8 час. х 60 мин.) х $7200.
    Итого: если внедрить электронную систему управления документами, то получается $2475 экономии в год в расчете на одного сотрудника.

    Если электронную систему управления документами применят 50 сотрудников, то экономия составит $123750 в год.
    Таким образом, экономический эффект за счет обеспечения возможности доступа к технологии всем сотрудникам и поиска документов в масштабе предприятия, составляет $2475 в год в расчете на одного сотрудника при его средней зарплате $3600 в год.

    Заметим, что при расчетах использовались достаточно консервативные оценки, в том числе и по зарплате.

    К стратегическим преимуществам относятся преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах. По своей природе эти преимущества труднее измерить. Сами стратегические преимущества можно разделить на две большие группы.

    Средний уровень достигаемых преимуществ и средний уровень сложности

    К специфическим преимуществам данной категории относятся:

    • улучшения в доступе к информации;
    • улучшения в качестве обслуживания заказчиков, скорости реагирования;
    • улучшения в контроля за процессами;
    • улучшения в результатах аудиторских проверок;
    • улучшения в процессе гарантийного обслуживания;
    • улучшение качества продуктов/услуг;
    • увеличение финансовых оборотов.

    Высокий уровень преимуществ и высокий уровень сложности

    К специфическим преимуществам данной категории относятся:

    • более быстрое и качественное принятие решений;
    • усиление степени контроля со стороны руководства;
    • обеспечение соответствия существующим правилам и законам;
    • более быстрый вывод на рынок новых продуктов и услуг;
    • улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом;
    • более широкий набор предлагаемых продуктов и предоставляемых услуг.

    Организации, которые были в первых рядах пользователей корпоративных систем электронного управления документами, получили следующие результаты, которые могут быть использованы в качестве ориентира:

    • сокращение на 40% общих расходов, связанных с обработкой бумажных документов;
    • увеличение на 5%-25% эффективности отделов продаж;
    • уменьшение на 25%-75% времени реагирования на клиентский запрос;
    • уменьшение времени доступа к требуемой информации;
    • сокращение на 3%-10% стоимости комплектующих и материалов;
    • сокращение на 90% времени поиска информации

    [an error occurred while processing this directive] 


  Все права защищены DocsUp