Что необходимо знать и понимать ИТ директору при внедрении и эксплуатации систем электронного документооборота [an error occurred while processing this directive] 
 
DocsUp  Стартовая         Поиск         Контакты

Что необходимо знать и понимать ИТ директору и специалистам технических отделов эксплуатации систем

Плюсы, минусы, "подводные камни" внедрения:

Внедрение информационной системы на основе гибкой настраиваемой системы имеет следующие преимущества:

  • гарантированное выполнение требований по производительности;
  • гарантированные сроки выполнения работы;
  • гарантированный бюджет проекта;
  • высокая окупаемость проекта;
  • низкая стоимость владения как специализированным ПО, так и готовой системой;
  • высокая надежность системы;
  • гарантированные способности по масштабированию системы;
  • хорошая техническая поддержка в ходе эксплуатации системы;
  • легкость модификации системы в ходе эксплуатации;
  • возможность подготовки эксплуатационного персонала до получения готовой системы.

Внедрение информационной системы на основе гибкой настраиваемой системы имеет некоторые недостатки:

  • возможны сложности по выполнению требований к алгоритмам работы рабочих мест;
  • сравнительно высокая стоимость распространения системы на дополнительные рабочие места;
  • сравнительно большой риск от использования продуктов третьих фирм.

Уменьшение рисков от выполнения проектов на основе гибкой настраиваемой системы возможно при выполнении следующих условий:

  • наличие большого опыта аналогичных внедрений (независимо от системы) у исполнителя: основополагающим фактором внедрения является бизнес - функциональность, которую получит Заказчик в результате внедрения системы. Подчас в российской действительности ИТ директора ориентируются подбирая проектные команды на основе опыта работы с той или иной системой, тогда как во главу угла должна ставиться не внедренная система "Х", а новая, удовлетворяющая бизнес-пользователей функциональность, облегчающая работу, и, в конечном итоге, увеличивающая прибыль компании
  • наличие большого опыта работы с системой у исполнителя: большой опыт работы немаловажный фактор, т.к. широко известны проваленные проекты, т.к. консультанты не очень хорошо представляли себе и функционал системы, что приводило к "переписыванию" уже заложенных в ядро возможностей, что затягивало сроки проекта и отрицательно сказывалось на бюджете, также необходимо принимать во внимание, что любая система с маленьким объемом данных ведет себя немного по-другому, нежели проработавшая год-полтора: специалисты, уже прошедшие внедрение знают, как необходимо "подстраивать" систему для работы с большими объемами данных;

    Все эти требования легко выполнимы и проверяемы.

ИТ директору, руководителю ИТ подразделения необходимо понимать всю важность роли ИТ в успехах бизнеса. Горизонт ИТ-стратегии должен соответствовать горизонту бизнес-стратегии Компании

Роль ИТ подразделения во внедрении информационных систем

Ключевые пользователи системы делятся на две категории:

  • Руководители подразделений и топ-менеджеры
  • Непосредственно пользователи системы

Для обеих категорий пользователей важны повседневные механизмы, используемые каждый день, а именно:

  • Найти документ по ключевым словам, категориям, строке или фразе, содержащейся в тексте документа
  • Просмотреть виртуальную файловую систему, узнавая, например, что связывает нас с контрагентом (счета, коммерческие предложения, договоры, дополнительные соглашения, переписка итп), с объектом (формуляры, история ремонтов, эксплуатационные материалы, чертежи, схемы итп), с проектом (проджект-планы, документы, история работы итп).

Однако для руководителей и пользователей системы общие задачи на этом заканчиваются.

Для руководителей важными задачами является не отслеживание статусов документов, а механизмы принятия решений (подписание, согласование), выдачи поручений(резолюций) и контроль их исполнения, а также сводная информация по исполнительской дисциплине. Все механизмы обеспечения принятия решений руководителями и статистическая информация предусмотрена в системе и более того: на основании анализа процессов прохождения документов топ-менеджеры компании могут путем рассмотрения аналитической отчетности видеть и принимать решения о реформировании бизнеса

[an error occurred while processing this directive] 


  Все права защищены DocsUp